Software de Control de Contratistas: Qué Características Debe Tener en 2025
- Lucas de Datactil
- 7 nov
- 3 Min. de lectura
El control de contratistas es una tarea clave para las empresas que buscan cumplir con la Ley 20.123 y garantizar la seguridad laboral en sus operaciones. Sin embargo, hacerlo manualmente o con herramientas desactualizadas no solo aumenta el riesgo de multas, sino que también consume tiempo y recursos.
En 2025, el uso de un software de control de contratistas se ha vuelto esencial para empresas mandantes, mineras, constructoras y de servicios industriales. En este artículo te contamos qué debe ofrecer una plataforma moderna y cómo Valídate, impulsado por tecnología Datactil, se diferencia de las soluciones tradicionales.
¿Qué es un software de control de contratistas?
Un software de control de contratistas es una plataforma digital que centraliza, revisa y valida la documentación de las empresas contratistas y sus trabajadores.
Su objetivo es garantizar el cumplimiento normativo en materias laborales, previsionales y de seguridad, de acuerdo con las leyes 20.123 y 16.744.
Entre sus funciones más comunes se encuentran:
Validación automática de documentos laborales y previsionales.
Acreditación de empresas y trabajadores.
Control de acceso físico y digital a faenas.
Gestión de vencimientos y alertas.
Reportes y trazabilidad completa de los procesos.
👉 Conoce cómo se implementa este tipo de sistema en nuestro artículo: Control de documentación de contratistas
Los desafíos del control manual
Muchas empresas aún dependen de planillas o correos electrónicos para revisar documentos, lo que genera:
Errores humanos en la validación.
Pérdida de trazabilidad.
Dificultad para auditar la información.
Riesgos legales por incumplimiento o documentos vencidos.
La digitalización permite pasar de una gestión reactiva a una gestión proactiva del cumplimiento, donde los sistemas alertan automáticamente sobre cualquier desviación.
Características esenciales de un software moderno (2025)
Para competir en entornos regulados y exigentes, un software de control de contratistas debe ofrecer:
1. Cumplimiento normativo automatizado
Debe incorporar la lógica de la Ley 20.123, la Ley 16.744 y dictámenes de la Dirección del Trabajo, asegurando que cada documento esté alineado con la normativa vigente.
2. Inteligencia Artificial para validación documental
La revisión automatizada mediante IA permite detectar inconsistencias, documentos duplicados o vencidos en segundos.
En el caso de Valídate, el Agente de Validación por WhatsApp puede incluso guiar al contratista paso a paso en la carga correcta de sus documentos.
💡 Valídate ofrece un sistema 100% personalizable, desarrollado con la tecnología Datactil, capaz de integrarse a los flujos internos de cada empresa.
3. Integraciones con ERP, RR.HH. y control de acceso
La plataforma debe comunicarse con los sistemas corporativos ya existentes.
Valídate, al ser desarrollado sobre tecnología modular, se integra mediante API REST y webhooks con SAP, Softland, Metabase o Access Control.
4. Paneles de trazabilidad digital
La trazabilidad no es solo control: es información.
Los dashboards de Valídate permiten visualizar:
Porcentaje de cumplimiento por contratista o faena.
Vencimientos próximos.
Documentos críticos.
Historial de auditorías.
👉 Lee más sobre este enfoque en: Trazabilidad digital en seguridad laboral
5. Capacitación y soporte a contratistas
El éxito del sistema no depende solo de la tecnología.
Valídate incluye capacitaciones, asistencia por WhatsApp Business y soporte humano, facilitando la adopción para contratistas que recién se digitalizan.
Comparativa con soluciones tradicionales
Característica | Sistemas antiguos | Valídate |
Validación de documentos | Manual o semiautomática | 100% automatizada con IA |
Integración ERP/RRHH | Limitada | API REST completa |
Paneles de control | Reportes estáticos | Trazabilidad dinámica en tiempo real |
Personalización | Estándar | A medida de cada mandante |
Soporte a contratistas | Ticket o call center | Asistente digital por WhatsApp |
Resultado: menor error humano, mayor trazabilidad y cumplimiento normativo en tiempo real.
Beneficios para tu empresa mandante
Implementar un software de control de contratistas como Valídate permite:
Asegurar el cumplimiento legal y prevenir sanciones.
Reducir tiempos de revisión documental en más del 60%.
Mejorar la trazabilidad y auditoría digital.
Optimizar la relación con contratistas mediante flujos automatizados.
Centralizar toda la gestión en una única plataforma en la nube.
Casos de uso y sectores donde se aplica
Minería y energía: control de acceso en faenas y cumplimiento SSO.
Construcción: acreditación de subcontratistas y certificaciones.
Salmoneras y agroindustria: gestión documental estacional.
Retail e industria: control de contratistas permanentes y visitas.
Cómo implementar Valídate en tu organización
Diagnóstico inicial: revisión de procesos actuales.
Configuración personalizada: definición de flujos, documentos y alertas.
Capacitación y acompañamiento: equipo Datactil guía la adopción.
Operación continua: validación, auditoría y trazabilidad 24/7.
Recomendaciones finales
El futuro del cumplimiento normativo pasa por la digitalización inteligente.
Un software de control de contratistas no debe ser una carga administrativa, sino una herramienta estratégica que proteja a tu empresa y facilite la relación con los proveedores.
Valídate combina la solidez normativa con la innovación tecnológica de Datactil, ofreciendo una solución a medida para cada organización.
Agenda una reunión y conoce cómo Valídate puede automatizar la validación documental de tus contratistas. Si tienes dudas, conversemos.
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